Kuksa

Kuksan käyttö

Suomen Partiolaisten jäsenrekisteri Kuksa toimii osoitteessa kuksa.partio.fi (ei www:tä alkuun). Rekisteriin merkitään kaikki jäsenet sekä alaikäisille vähintään yksi huoltaja. Uuden jäsenen ja hänen huoltajan tiedot ilmoitetaan jäsenhakemuksella .Huoltajat eivät ole partiolaisia eivätkä maksa jäsenmaksuja elleivät itse halua lippukunnan jäseneksi liittyä.

Jokaisella jäsenellä ja huoltajalla on rekisterissä oma sivusto eikä missään tilanteessa yhdistetä eri ihmisten tietoja samalle lomakkeelle. Jos alaikäisellä jäsenellä ei ole omaa puhelinta tai sähköpostia, ei niihin saa laittaa huoltajan tietoja. Tarvittaessa kohtiin kirjoitetaan nollia tms virheeksi tunnistettavaa.

Partiolaiset saavat jäsennumeron ja huoltajat vastaavan huoltajanumeron. Näitä ei käytetä missään tilanteessa ristiin. Jos huoltajakin on partiolainen, käyttää hän omaa jäsennumeroaan eikä saa erillistä huoltajanumeroa. Sudenpennuilla ja seikkailijoilla ei ole mitään tarvetta käyttää rekisteriä itse, 15-vuotiaat voivat omia tietojaan jo halutessa päivittää, mutta silloin pitää olla toimiva sähköposti.

Rekisteröinti
Päästäksesi käyttämään jäsenrekisteriä, tulee jokaisen rekisteröidä PartioID. Tämä tapahtuu rekisterin kirjautumissivulla. Kirjoita lomakkeelle huoltajanumerosi ja rekisteriin merkitty sähköpostiosoite. Seuraavaksi tee itsellesi käyttäjätunnus. Tunnuksessa saa käyttää kirjaimia a-z, numeroita sekä väliviivaa (-). Salasanassa voi käyttää laajempaa merkkivalikoimaa, mutta siinä pitää olla vähintään yksi pieni ja yksi iso kirjain sekä yksi numero, yhteensä 8 merkkiä. Onnistuneen rekisteröinnin jälkeen odota vähintään tunti, koska tiedot päivittyvät järjestelmässä tunnin välein.

Kirjautuminen
Kirjaudu sisään Kuksaan. Jos olet unohtanut salasanasi, pystyy uuden tilaamaan kirjautumissivulta.

Kuksan näkymät
Näytölle aukeaa Ilmoitustaulu-etusivu, jonka vasemmassa reunassa näkyy nimesi sinisellä. Klikkaa sitä ja eteesi avautuu oma yhteystietosivusi. Sivun rakenne on sama sekä partiolaisilla että huoltajilla, mutta huoltajilla lomakkeet ovat pääosin tyhjiä. Sivun alaosasta löytyy otsikko Huollettavat, jonka alle on alaikäiset jäsenet merkitty.

Tietojen muokkaaminen
Omia tietojaan huoltaja pystyy muokkaamaan Muokkaa-nappulalla. Huollettavan tietoja pystyy muokkaamaan nimen oikeassa reunassa Henkilön tiedot –linkin takaa. Nimi ja syntymäaika ovat yksilöinnin kannalta oleellisia tietoja, joten niitä ei voi itse muokata. Osoitteenmuutokset yms pitää tehdä perheen jokaiselle jäsenelle tarvittaessa erikseen.
Huoltajan kohdalla keskeisiä tietoja ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti ja kotipaikkakunta (lakisääteinen). Syntymäajaksi on monille merkitty 1.1.1900 eikä sitä ole tarvetta muuttaa.
Muokatessasi tietoja älä käytä enteriä vaan hiirtä valinnoissa!

Jäsenmaksulasku
Huoltajan yhteystiedoissa huollettavan kohdalla on teksti ”Maksan huollettavan jäsenyydet Kyllä/Ei”. Valitsemalla tästä Kyllä, pystyt ohjaamaan laskun suoraan itsellesi ja tämä tieto näkyy jatkossa yllä olevan tekstin alla.
Alle 15-vuotiaiden laskut lähtevät automaattisesti jäsenen nimellä paperipostina ja 15 täyttäneiden sähköpostilla hänen omaan osoitteeseensa, jos sellainen on rekisteriin merkitty, muuten paperina.
Sähköpostiin laskun pystyy siirtämään huoltajan omalla yhteystietolomakkeella (Muokkaa tietoja), kun lasku on ohjattu huoltajalle.
Verkkopankkiin voi huoltaja tilata laskun omassa verkkopankissaan, palvelun tarjoajana on Suomen Partiolaiset. Tällöin ei ole merkitystä, mitä laskun lähetysmuotona on rekisterissä.
Jäsenmaksulaskujen eräpäivä on perinteisesti ollut lokakuun puolessa välissä, laskut tehdään syyskuun aikana. Tällöin lasku ilmestyy jäsenen Laskut-välilehdelle pdf-tiedostona. Jos laskut ohjautuvat huoltajalle, näkyvät ne huoltajan Laskut-välilehdellä. Kun lasku on maksettu, poistuu se ja välilehti on tyhjä. Tieto maksetusta maksusta näkyy Jäsenyys-välilehdellä.

Kun lasku on maksettu, jäsenen yhteystietosivulla nimen vieressä oleva laatikko on vihreä. Keltainen kertoo laskun lähetetyn, mutta eräpäivän olevan vasta tulossa. Jos laatikko on punainen, on eräpäivä jo mennyt mutta lasku on vielä maksamatta.

Jäsenkortti
Suomen Partiolaiset eivät ole postittaneet enää jäsenkortteja vuodelle 2016. Paperisen jäsenkortin pystyy tulostamaan Jäsenyys-välilehdeltä. Sen voi tallentaa myös puhelimeen. Jäsenkortilla saa alennuksia mm. partio- ja retkeilyliikkeistä, mutta ei varsinaisista partiotuotteista. Rekisterissä on myös mahdollisuus tilata jäsenkortti postilla kotiin, mutta massatulostamisen ongelmien takia niitä ei ole vielä pystytty toimittamaan. Eli sen varaan ei kannata laskea tällä hetkellä.

Ilmoittautuminen tapahtumiin
Tapahtumiin ilmoittautuminen tapahtuu johtajien välittämän ilmoittautumislomakkeen kautta, eikä niihin ole pääsyä suoraan Kuksasta. Vaikka pääsääntöisesti ilmoittajana toimii huoltaja, toimitaan silti kuten partiolaiset eli PartioID:llä. Viikonlopun retkille ja lyhyisiin tapahtumiin voivat 15 vuotta täyttäneet ilmoittautua itse, mutta pidemmille leireille ja isompiin ja arvokkaampiin tapahtumiin tulee alaikäisiltä olla huoltajan lupa. Tarvittaessa varmistamme osallistumisluvan sähköpostilla.

Kirjaudu Kuksaan PartioID:llä, kun järjestelmä tietoja pyytää. Ilmoittautumislomakkeella näkyvät ensin huoltajan tiedot, mutta lapsen tiedot saat esille oikean yläkulman valikosta. Tarkista tiedot ja jos niissä on muutettavaa, onnistuu se Muokkaa-nappulalla. Nämä muutokset tallentuvat rekisteriin, mutta tässäkään kohtaa ei saa lisätä huoltajan tietoja huollettavalle!

Jos myös huoltaja osallistuu tapahtumaan, tulee hänen ilmoittautua samalla tavalla kuin jäsenen. Joihinkin tapahtumiin kutsumme myös muita perheenjäseniä, tällöin tiedotamme ilmoittautumisesta tarkemmin.

Täydennä tarkasti ilmoittautumislomakkeen tiedot, erityisesti allergiatietojen tulee olla yksityiskohtaisia ja selkeitä. Tarvittaessa lisää tietoja voi kirjoittaa avoimeen ruutuun. Kaikki tiedot säilytetään turvallisesti eikä allergia- yms tietoja jää rekisteriin tapahtuman jälkeen.

Tapahtumien maksut
Kuksan kautta on mahdollista tehdä myös tapahtumalaskutusta, mutta tämä ei ole vielä käytössä Tammerossa. Osallistumismaksut yms maksetaan ilmoittautumispäivään mennessä lippukunnan tilille tapahtumailmoituksen ohjeiden mukaisesti, ellei toisia ohjeita ole annettu.
Jos joudumme muistuttamaan maksamattomasta maksusta, lisäämme 5 e huomautusmaksun. Kun tapahtumalaskutus otetaan käyttöön lippukunnasamme, tiedotamme asiasta.

Alla olevasta osoitteesta löytyy Suomen Partiolaisten ohje Kuksan käyttöön, huoltajan kannattaa aloittaa toisen sivun oikeasta reunasta.
http://toiminta.partio.fi/ sites/partio.fi/files/kuksa_ ohje_kayttaja_ja_huoltaja.pdf

Jos järjestelmässä tulee vastaan virheitä, toivomme niistä mahdollisimman yksityiskohtaista tietoa vaikka kuvan kanssa jäsensihteerille. Hän välittää virheen Kuksatukeen selvitettäväksi.

Lisää tietoja ja apua Kuksan ja PartioID:n käytöstä antaa ensi sijaisesti jäsensihteeri Niina Raevaara niina.raevaara@gmail.com.

Ja vielä muistutuksena: Missään tilanteessa ei jäsenen tietoihin merkitä huoltajan tietoja eikä huoltaja koskaan käytä lapsensa jäsennumeroa.