Tammero ry:n tietosuojakäytännöt
Toukokuussa 2018 alkoi EU:n tietosuoja-asetuksen soveltaminen. Siihen liittyen on Suomen Partiolaiset luonut lippukuntia varten ohjeita ja malliasiakirjoja henkilötietojen turvalliseen käyttöön ja säilytykseen. Nämä materiaalit löytyvät Suomen Partiolaisten sivuilta.
Tammeron johtajisto on käsitellyt tietosuoja-asetusta kokouksissaan ja sopinut lippukunnan käytännöistä alla olevan mukaisesti. Johtajiston 10.6.2018 hyväksymät seloste käsittelytoimista ja informointiasiakirjat löydät tämän sivun linkeistä.
Partiorekisteri Kuksa
Tammero ry pitää jäsenrekisteriä Suomen Partiolaisten partiorekisteri Kuksassa (kuksa.partio.fi). Tammerolla ei ole erillistä jäsenrekisteriä. Alaikäiselle jäsenelle merkitään vähintään yksi huoltaja. Jäseneksi ilmoittautuminen tapahtuu sähköisellä määrämuotoisella lomakkeella ja ilmoittautumisen yhteydessä kysytään jatkossa yksilöity ja tietoinen suostumus tietojen käsittelyyn. Jäsenyyden päätyttyä Kuksaan jää osa henkilötiedoista historiallisia ja tilastollisia tarkoituksia varten. Tarkempi tieto löytyy Suomen Partiolaisten Informointiasiakirjasta.
Kuksassa jokainen jäsen ja alaikäisen jäsenen huoltaja voi päivittää omat ja huollettavan osoitetiedot. Henkilön perustiedoissa on kohta “Tulosta”, josta pystyy tulostamaan Kuksaan merkityt henkilötiedot ja Lataa Excel-tiedostona, josta pystyy lataamaan tiedot omalle koneellensa. “Tulosta CV” -kohdasta näkee kaikki henkilölle Kuksaan merkityt pestit ja tapahtumaosallistumiset.
Käyttöoikeudet Kuksaan määräytyvät lippukunnassa olevan tehtävän eli pestin perusteella. Käyttöoikeuksia ylläpitää Suomen Partiolaiset, ja lippukunnan pestien merkitsemisestä vastaavat jäsensihteeri ja lippukunnanjohtaja.
Kuksassa on tiedot jokaisesta ikäkausiryhmästä. Ryhmien johtajat merkitsevät ohjelmaan kuuluvat merkit ja suoritukset järjestelmään.
Ryhmänjohtajat saavat ottaa omaan käyttöönsä tulosteen ryhmän jäsenten ja heidän huoltajiensa yhteystiedoista ja tallentaa tiedot omalle tietokoneelleen. Näitä tulosteita ja tallenteita säilytetään turvallisesti siten, etteivät perheenjäsenet tai muut ulkopuoliset pääse niihin käsiksi. Tulosteet tuhotaan polttamalla ja tiedostot poistetaan, kun niiden käyttö ei ole enää tarpeellista, viimeistään ryhmän siirtyessä ikäkaudesta toiseen ja johtajien vaihtuessa. Tarvittaessa tulosteet/tiedostot päivitetään jäsenten vaihtuessa. Näitä tietoja ei saa tallettaa pilvipalveluihin tai lähettää sähköpostilla.
Hallinnon dokumentit
Lippukunnan ja johtajiston kokousten pöytäkirjoihin kirjoitetaan läsnäolijoiden ja tapahtumien vastuutehtävissä toimivien jäsenten nimet. Osallistujamäärät merkitään ikäkausittain lukumäärinä, ei niminä. Toimintasuunnitelmiin ja toimintakertomuksiin kirjoitetaan pestien haltijat, lippukunnan edustajat sekä ansiomerkkejä saaneet nimeltä. Jäsenistö esitellään lukumäärinä ikäkausittain.
Jäsenrekisteristä otetaan kaksi kertaa vuodessa listaus edellisen listauksen jälkeen eronneista ja liittyneistä jäsenistä, joista merkitään liittyneiden ja eronneiden määrät johtajiston pöytäkirjaan. Johtajiston alkuperäisistä pöytäkirjoista uusimmat ovat sihteerin kotona säilytyksessä, lisäksi sähköiset versiot ovat sihteerin muistitikulla ja Google Drivessa. Vanhempia versioita säilytetään paperisina lippukunnan varastolla.
Tapahtumat
Kahden tai useamman ryhmän yhteisiin sekä koko lippukunnan tapahtumiin ilmoittaudutaan sähköpostitiedotteessa olevan linkin kautta Kuksassa. Järjestelmä näyttää rekisterissä valmiiksi olevat henkilötiedot, ja osallistuja tai hänen huoltajansa täyttää pyydetyt tiedot tarpeellisin osin. Tiedot pyydetään turvallisen toiminnan kannalta tärkeistä asioista, kuten allergiat, ruokavaliot, sairaudet ja lääkitykset. Näiden tietojen avulla pyrimme varmistamaan turvallisen toiminnan ja ruokailun jokaiselle osallistujalle. Tapahtumista jää merkintä jokaisen osallistujan omiin tietoihin.
Tapahtumiin osallistujista tulostetaan mukaan osallistujalistat. Tapahtuman johtajalla ja varajohtajalla on tulosteet kaikista ilmoittautumisen yhteydessä annetuista tiedoista. Keittiöllä on käytössä lista, missä näkyy osallistujien nimet, ruoka-aineallergiat sekä ruokavaliot. Turvallisuusvastaavalla on tuloste osallistujien nimistä, sairauksista, lääkityksistä sekä muista turvallisuuteen vaikuttavista asioista. Nämä tulosteet hävitetään polttamalla tapahtuman päätyttyä, kun kaikki osallistujat ovat päässeet turvallisesti kotiin. Näitä tietoja ei saa tallentaa pilvipalveluihin tai lähettää sähköpostilla.
Jos tapahtumasta kerätään osallistumismaksu, tulee osallistujalistaa säilyttää 6 vuotta kirjanpitolain 1336/1997 mukaan. Tämä osallistujalista maksutietoineen säilytetään kyseisen vuoden kirjanpitokansiossa tapahtuman kuukauden kohdalla. Osallistujalista tuhotaan kirjanpidon mukana polttamalla lakisääteisen säilytysajan jälkeen. Kuluvan ja edellisen vuoden kirjanpito on rahastonhoitajan kotona, vanhemmat kirjanpidot säilytetään lippukunnan varastolla.
Tapahtumista otetaan valokuvia, jotka talletetaan Google Driveen ilman kuvissa esiityvien henkilöiden nimitietojaa. Jos henkilö ei halua näkyä kuvissa tai haluaa poistattaa itsestään/huollettavastaan otetut kuvat, henkilön tai huoltajan tulee ottaa yhteyttä lippukunnanjohtajaan tai viestintävastaavaan.
Varainhankinta
Varainhankinnassa käytämme pääsääntöisesti paperisia kirjanpitolistoja, joihin kerätään tilaajan nimi tarpeellisessa laajuudessa sekä puhelinnumero tai sähköpostiosoite. Nämä listat hävitetään polttamalla, kun kaikki tuotteet on maksettu ja toimitettu tilaajilleen, viimeistään tilinpäätöksen jälkeen.
Tammeron nettisivuilla on mahdollisuus pitää verkkokauppaa. Tilausten yhteydessä tallentuu tilattavan tuotteen lisäksi tilaajan nimi, toimitusosoite sekä yhteystiedot.
Tiedottaminen
Ryhmänjohtajat käyttävät tiedottamisessa pääosin henkilökohtaista sähköpostiosoitettaan. Tällöin he tallentavat ryhmän jäsenten ja/tai huoltajien sähköpostiosoitteet oman sähköpostin yhteystietoihin.
Koko lippukunnan tiedottamisessa käytämme Mailchimp-palvelua, johon on kirjattu jokaisen jäsenen ja huoltajan sähköpostiosoite. Tiedotuslistalta poistuminen tapahtuu omatoimisesti sähköpostitiedotteessa olevan linkin kautta.
Vuonna 2017 järjestettyä 100-vuotisjuhlaa varten kerättiin kutsuvieraslista. Tämä lista sisältää nykyisten ja entisten Tammeron johtajien nimet ja yhteystiedot sekä juhlien aikaan tiedossa olleet tehtävät lippukunnassa. Lista on kutsuvieraslistan laatijan Taina Nokelaisen hallussa eikä siihen ole muilla pääsyä.
Toiminnassamme on käytössä seuraavat henkilötiedot:
- Kuksan jäsen- ja huoltajatiedot
- Kuksassa tapahtumien osallistujatiedot
- Ryhmien johtajilla paperilla jäsenten ja huoltajien yhteystiedot, tarvittaessa viikkotoimintaan vaikuttavat tiedot allergioista ja sairauksista
- Tiedottamista varten sähköpostiosoitteet johtajien sähköposteissa
- Mailchimp-palvelun sähköpostilista
- Tapahtuman aikaiset osallistujatiedot paperilla mukana tapahtumassa
- Kirjanpidossa maksullisten tapahtumien osallistujalistat sekä kulukorvauksissa nimet ja tilinumerot
- Varainhankinnan ja verkkokaupan tilauslistat
- Johtajiston pöytäkirjat, toimintasuunnitelmat ja toimintakertomukset (pestien haltijat, lippukunnan edustajat, ansiomerkit)
- 100-vuotisjuhlia varten kerätty kutsuvieraslista
Jos sinulla on kysyttävää aiheen tiimoilta tai haluat tarkastaa omasi/huollettavasi tiedot, ota yhteyttä jäsensihteeriin tai lippukunnanjohtajaan.
Informointiasiakirjat Tammero ry: